Imagen
hotel-pms-protel-screen
Back
Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es una solución de software integral diseñada para agilizar todos los aspectos de las operaciones hoteleras, desde las reservas y el registro hasta el servicio de limpieza, la facturación y mucho más.
Tradicionalmente centrado en las tareas de recepción, un PMS de hotel moderno sirve ahora como eje central para gestionar todo el viaje del huésped, lo que permite a los hoteleros ofrecer experiencias memorables y sin interrupciones.
Automatiza los procesos que consumen tiempo, optimiza la eficiencia del personal y proporciona información valiosa sobre las preferencias de los huéspedes y el rendimiento operativo. Al integrar en una única plataforma funciones esenciales como la reserva de habitaciones, la gestión de ingresos, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de canales, un PMS hotelero permite a los establecimientos aumentar la productividad, mejorar los ingresos y aumentar la satisfacción de los huéspedes en el competitivo panorama hotelero actual.
Características principales de un PMS hotelero
Las características clave, o módulos, son los diversos componentes que conforman un PMS hotelero. Los módulos trabajan conjuntamente para crear un ecosistema fiable que permita gestionar y dirigir un hotel.
1. Reservas
Todo sistema de gestión de propiedades que se precie permitirá a los huéspedes hacer reservas y reservas de grupos. A través del PMS, los huéspedes pueden consultar la disponibilidad de habitaciones, hacer reservas y pagarlas.
El módulo de reservas de un PMS también puede aceptar reservas de grupos, enviar confirmaciones de reserva a los clientes por SMS o correo electrónico y mostrar las reservas de viajes anteriores y futuros en un panel de control.
2. Operaciones de recepción
Las operaciones de recepción son la piedra angular de un PMS hotelero, ya que ofrecen al personal una visión completa del establecimiento de un vistazo. El módulo de recepción de un PMS permite conocer el estado de las habitaciones de los huéspedes, agiliza los procesos de registro y salida y facilita las auditorías diarias para que el negocio siga funcionando incluso después de terminar la jornada.
Este módulo PMS también puede facilitar el registro en quioscos o mediante código QR para un sistema de autoservicio de huéspedes. En lugar de depender de múltiples herramientas de software para las operaciones individuales de recepción, el sistema de gestión de la propiedad agiliza los procesos, garantizando una experiencia sin fisuras para todos los involucrados.
3. Sistema de gestión de ingresos (RMS)
Si ya has reservado alguna vez una habitación de hotel por internet, es probable que te hayas dado cuenta de que los precios cambian en función de la época del año o de lo que ocurre en la zona. Por ejemplo, los precios de las habitaciones de hotel pueden ser significativamente más altos en Navidad o si hay una conferencia o evento en la ciudad.
En lugar de ajustar constantemente las tarifas de las habitaciones por parte del hotel, estos cambios de precios se establecen automáticamente a través del sistema de gestión de ingresos (RMS) de un PMS hotelero.
El RMS se basa en análisis, tendencias de mercado y percepciones de valor de los huéspedes para automatizar el precio de las habitaciones en varios canales y establecer tarifas competitivas. Esto, a su vez, aumenta los ingresos del hotel al utilizar los datos para determinar los mejores precios para el negocio.
4. Datos de huéspedes y software CRM
Los datos de los huéspedes son un aspecto muy valioso de la gestión de un negocio hotelero, y un PMS de hotel es un método ideal para centralizar esta información, permitiendo a los establecimientos utilizarla para crear experiencias personalizadas y aumentar la fidelidad de los clientes.
A través de un sistema de gestión de la relación con el cliente (CRM), el PMS de un hotel puede rastrear los datos de los huéspedes, crear perfiles significativos e identificar patrones para crear ofertas personalizadas para futuras estancias. Esta es la mejor forma de hacer que los clientes vuelvan a por más.
5. Gestión administrativa
Aparte de todas las operaciones de cara al público que puede realizar un PMS hotelero, también es una opción excelente para la gestión administrativa.
Un sistema de gestión de propiedades hoteleras simplifica tareas administrativas financieras complejas, como el almacenamiento seguro de tarjetas de crédito mediante tokenización, soporte para múltiples divisas y contabilidad financiera. Este módulo financiero de un PMS sirve como solución robusta para la facturación y el cobro, consolidando todas las operaciones financieras en una plataforma central de fácil acceso.
Además del componente financiero, el módulo de gestión administrativa de un PMS apoya las actividades cotidianas del personal, como la programación, el inventario y la gestión de instalaciones hoteleras como gimnasios, spas y espacios para eventos.
6. Limpieza y mantenimiento
La limpieza y el mantenimiento son pilares esenciales de cualquier propiedad, y este módulo PMS agiliza su gestión sin esfuerzo.
Automatiza los horarios de limpieza y las tareas de mantenimiento planificadas, minimizando el tiempo de inactividad durante los cambios de habitación. Esto garantiza un funcionamiento más fluido y elimina los imprevistos, lo que mejora la experiencia tanto del personal como de los huéspedes.
7. Gestión de canales
El módulo de gestión de canales de un PMS hotelero garantiza la sincronización entre varias plataformas para mostrar la disponibilidad en tiempo real. Esto es especialmente importante ya que muchos huéspedes reservan habitaciones de hotel a través de sitios web de terceros como Booking.com u Hotels.com.
El módulo de gestión de canales garantiza una representación precisa de las habitaciones abiertas y precios dinámicos en línea con el sistema de gestión de ingresos para eliminar la necesidad de ajustar manualmente las tarifas y la disponibilidad.
8. Servicio de reservas online
Para los huéspedes que prefieren reservar directamente, un PMS de hotel cuenta con un motor de reservas online integrado que funciona en tiempo real. Este sistema de fácil uso permite a los huéspedes elegir sin problemas sus fechas, tipos de habitación y presupuesto preferidos.
Mientras tanto, el motor de reservas mejora la experiencia mostrando opciones relevantes, ofreciendo alternativas convincentes y presentando ventas adicionales específicas, que no sólo mejoran la probabilidad de reservas, sino que también aumentan los ingresos del hotel.
9. Gestión MICE
MICE son las siglas en inglés de reuniones, incentivos, conferencias y eventos, y el término se utiliza para englobar el turismo de negocios o los eventos empresariales. Dado que a menudo se eligen hoteles para conferencias o eventos del sector, está claro que un PMS debe contar con un módulo que admita la reserva y gestión de tales ocasiones.
La integración de MICE en el PMS de un hotel es especialmente destacable, ya que supone un ahorro de tiempo y una eficiencia de costes significativos, al tiempo que mantiene unos altos niveles de servicio y calidad en comparación con la gestión de eventos tradicional.
10. Informes y análisis
Los informes y análisis en tiempo real son características vitales de un PMS hotelero. Este módulo permite a los establecimientos aprovechar datos auténticos para maximizar los ingresos y la experiencia global de los huéspedes.
Las métricas de rendimiento incluyen aspectos como las tasas de ocupación, la tarifa media diaria (ADR) y los ingresos por habitación disponible (RevPAR). La sólida función de elaboración de informes ayuda a identificar tanto los retos como las oportunidades, lo que permite tomar decisiones informadas y planificar estratégicamente el crecimiento del hotel.
11. Cuadro de mandos centralizado
Por último, la estrella brillante de un sistema de gestión de propiedades: un panel de control que centralice todas sus funciones para acceder de forma personalizada a los elementos más importantes para su negocio.
El panel de control de un PMS para hoteles es intuitivo, fácil de usar y facilita la integración. La formación del personal es mínima y el panel de control ofrece acceso inmediato a todos los módulos del PMS. Esto es eficiencia en estado puro.
Diferentes tipos de PMS
Existen dos tipos principales de sistemas de gestión inmobiliaria utilizados por los hoteles. He aquí un rápido desglose de ambos:
1. PMS en la nube
Un PMS basado en la nube es la mejor y más eficiente forma de gestionar las operaciones hoteleras. Los módulos se despliegan a través de Internet, lo que facilita el acceso desde estaciones de trabajo dedicadas o navegadores web, incluido el acceso móvil.
Un PMS basado en la nube es mantenido por el proveedor, lo que significa que cualquier mantenimiento es gestionado por el proveedor del PMS en lugar del propio hotel. Además, un PMS basado en la nube almacena los datos en un servidor seguro, eliminando esta responsabilidad de la propiedad.
Este tipo de sistema también es notoriamente flexible y fácil de implantar, con una interfaz intuitiva y personalizable y módulos personalizados.
En general, un PMS basado en la nube es una solución bien integrada para gestionar las operaciones del hotel, eliminando gran parte de la responsabilidad de la propiedad para que el hotel pueda centrarse en aprovechar la experiencia del huésped a través del PMS en lugar de empantanarse con la seguridad y el mantenimiento técnico del sistema.
2. Software PMS local
Por otro lado, el software PMS in situ se refiere a un sistema instalado físicamente en el hotel. En lugar de servidores remotos que despliegan un PMS basado en la nube, un sistema PMS on-premise se basa en hardware ubicado y gestionado en la propiedad.
Tras una única instalación, el hotel es responsable de la conservación y el mantenimiento de los sistemas PMS locales. Los hoteles que optan por sistemas PMS locales son responsables de la seguridad de los datos, del hardware necesario y de los enlaces técnicos entre sistemas, como entre el PMS y el punto de venta (POS) del hotel. En cambio, los sistemas PMS basados en la nube realizan estos enlaces de forma natural, reduciendo la necesidad de tecnología adicional cuya implantación requiere tiempo y un presupuesto considerable.
El software PMS in situ también requiere almacenamiento y mantenimiento internos, lo que hace recaer la responsabilidad del mantenimiento del sistema en la propiedad.
Debido a los exigentes requisitos de los sistemas locales, por lo general obsoletos, este tipo de software es significativamente más costoso que el PMS basado en la nube. Aparte de la cuota de licencia inicial, los costes adicionales incluyen licencias añadidas para más estaciones de trabajo, cuotas de mantenimiento, el coste del propio hardware y cualquier cuota de IT asociada para su mantenimiento.
En cambio, la mayoría de los sistemas PMS basados en la nube funcionan con modelos de suscripción asequibles de pago por uso y omiten los gastos de hardware, mantenimiento e implantación. Por este motivo, los sistemas PMS locales suelen reservarse para los grandes establecimientos, en lugar de para hoteles independientes o pequeñas empresas.
Chuleta: PMS on-prem vs PMS en la nube
Imagen
cloud-vs-onprem-comparison-table
Ventajas de un PMS basado en la nube
A medida que la tecnología sigue avanzando, el software PMS basado en la nube se ha convertido rápidamente en el favorito para muchos hoteles de todo el mundo. A continuación se enumeran las principales ventajas de un PMS basado en la nube, lo que hace evidente por qué este tipo de software es el futuro de las operaciones hoteleras.
1. Sistema centralizado accesible desde cualquier lugar
La principal ventaja del software PMS en la nube es que es una solución hotelera todo en uno. En lugar de tener varias tecnologías para gestionar las operaciones del hotel, el software PMS en la nube se ocupa de todo, desde la recepción hasta las tareas administrativas, además de dar acceso a informes y análisis sólidos.
Dado que un PMS basado en la nube se despliega a través de Internet, los módulos están disponibles desde cualquier lugar, ya sea desde dentro del hotel o mediante acceso móvil o remoto.
2. Seguridad reforzada
La información confidencial, desde los datos de las tarjetas hasta los perfiles de los huéspedes, se almacena de forma segura a través de los servidores del proveedor, lo que aleja el riesgo y la responsabilidad del hotel. En lugar de un sistema anticuado que recopila información privilegiada in situ, un PMS basado en la nube ofrece mayor seguridad mediante la tokenización y el almacenamiento remoto de terceros.
3. Integración y despliegue intuitivos
Con un PMS basado en la nube, no hay necesidad de perder un tiempo precioso (y capital) a través de costosas integraciones y formación. Los sistemas PMS basados en la nube son intuitivos de aprender, con módulos sencillos de configurar y fáciles de implementar para cualquier miembro del personal.
No es necesario que un departamento de IT especializado organice largos seminarios para formar al personal del hotel cada vez que hay una actualización del sistema (que puede ser frecuente, a diferencia de los sistemas PMS locales). Un PMS basado en la nube como Planet es tan fácil de usar como un smartphone.
4. Asequible y preparado para crecer contigo
Olvídate de las licencias de cinco cifras y saca más partido a su sistema con un PMS basado en la nube. Un PMS basado en la nube, que tradicionalmente se ejecuta mediante un modelo de suscripción, permite a un hotel pagar por lo que necesita y, lo que es más importante, utilizarlo, lo que lo convierte en una opción asequible para propiedades en crecimiento.
Un PMS basado en la nube está preparado para escalar a medida que lo hace la propiedad, permitiendo nuevas integraciones, estaciones de trabajo adicionales, módulos actualizados y mucho más. Este enfoque basado en la nube sitúa al establecimiento en primer plano, mientras que el proveedor realiza el trabajo pesado en segundo plano. Sin costes ocultos y con muchas posibilidades de ampliación en el futuro.
5. Datos valiosos a tu alcance
Por último, el software PMS en la nube te da acceso a datos valiosos que tu empresa puede aprovechar. Desde perfiles de huéspedes y gestión de relaciones hasta información en tiempo real sobre comportamientos, patrones de reserva y tasas de ocupación, un sistema PMS basado en la nube tiene todo lo que un hotel necesita para tener un impacto utilizando análisis recopilados a lo largo del tiempo.
Toma nota de las tendencias y utilízalas a tu favor para hacer crecer tu negocio, mejorar la experiencia de los huéspedes y maximizar la eficacia de tu equipo como nunca antes.
6. Maximizar el PMS en la nube con integraciones
Una de las piezas más poderosas del rompecabezas del PMS son las integraciones, que permiten a los hoteles maximizar su pila tecnológica tanto con el software que ya utilizan como con el acceso a productos nuevos e innovadores.
Los mejores sistemas PMS basados en la nube, como Protel de Planet, permiten integraciones completas para crear el ecosistema de gestión hotelera más eficiente. En lugar de sacrificar lo que funciona para ti, un PMS basado en la nube debe encajar sin esfuerzo en su máquina ya bien engrasada.
Cómo elegir el PMS adecuado para tu empresa
Para elegir el PMS adecuado para tu empresa, conviene tener en cuenta los siguientes factores:
- Fiabilidad: Es importante elegir un PMS que sea fiable, fácilmente accesible y listo para trabajar en el ámbito de tu negocio. Lo último que quieres es que tu PMS se caiga cuando un huésped está intentando registrarse en el hotel.
- Facilidad de uso: Ahorra tiempo y dinero eligiendo un PMS fácil de configurar e integrar. Tu personal y tu presupuesto se lo agradecerán.
- Flexibilidad: La personalización de un PMS es esencial, ya que es probable que no quieras estar encerrado en módulos pre-construidos. Los sistemas PMS basados en la nube suelen ofrecer la mayor flexibilidad en términos de personalización. Además, pueden actualizarse con el tiempo a medida que surja nuevo software o cambien y crezcan las necesidades de tu empresa.
- Movilidad: Haz más cosas desde cualquier lugar, incluso sobre la marcha, con un PMS que incluya acceso móvil y remoto.
- Funciones de seguridad: Mitiga el riesgo y la responsabilidad con potentes funciones de seguridad. Al sopesar las distintas opciones, considera la tokenización y el almacenamiento en servidores remotos para transferir la responsabilidad de la propiedad al proveedor (en sistemas basados en la nube).
- Coste: Un PMS puede variar desde un bajo coste de suscripción mensual hasta decenas de miles de dólares por una implantación única. Dependiendo del tamaño y presupuesto de tu propiedad, el coste es una consideración crucial a la hora de elegir un PMS. Como regla general, los sistemas PMS basados en la nube tienden a ser opciones más asequibles, especialmente para las propiedades más pequeñas, mientras que los sistemas PMS in situ requieren una inversión significativamente mayor, tanto por adelantado como a largo plazo, para su mantenimiento.
- Objetivos empresariales únicos: Por último, valora tus objetivos empresariales específicos a la hora de elegir un sistema PMS. Tal vez estás buscando un conjunto de herramientas hoteleras asequibles que puedan integrarse fácilmente en tu actual pila tecnológica. Si este es el caso, un PMS basado en la nube es la opción obvia. Sin embargo, si buscas un software totalmente personalizado creado específicamente para tu hotel, puedes considerar una opción local.
Elegir un PMS implica sopesar las consideraciones cuidadosamente para determinar qué sistema tendrá el mayor impacto en tu propiedad. En general, si buscas flexibilidad, personalización y valor sin igual, un PMS basado en la nube es la mejor opción.
Potencie su propiedad con Planet's hospitality-first approach
Disponer de un sistema de gestión de propiedades fiable e integrado ya no es un lujo, sino una necesidad. Las soluciones de Planet están especialmente diseñadas para satisfacer las necesidades de los hoteles, ya que ofrecen una integración perfecta del software y los pagos en una única plataforma.
Al consolidar operaciones complejas, reducir la necesidad de múltiples proveedores y ofrecer funciones específicas del sector, Planet permite a los hoteles agilizar procesos, mejorar la experiencia de los huéspedes y optimizar la eficiencia operativa.
Gracias a nuestro enfoque centrado en la hostelería, las soluciones de pago y PMS de Planet se adaptan de forma natural a tus flujos de trabajo, minimizando las interrupciones y maximizando el impacto. Ya sea para gestionar las operaciones de recepción, automatizar el servicio de limpieza o gestionar eventos y conferencias, el sistema Planet está diseñado para adaptarse a las demandas específicas del sector hotelero.
Con nuestras soluciones de conversión dinámica de divisas (DCC)Planet no sólo simplifica las transacciones de los clientes internacionales, sino que también añade una valiosa fuente de ingresos a su negocio.
Elige Planet y permite a tu establecimiento ofrecer un servicio superior, maximizar los ingresos y mantener una ventaja competitiva. Deja que nos encarguemos de las complejidades de la gestión de pagos y de la propiedad, para que puedas centrarte en lo que mejor sabes hacer: ofrecer una experiencia excepcional a tus huéspedes.
