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Ein Hotel Property Management System (PMS) ist eine umfassende Softwarelösung zur Optimierung aller Aspekte des Hotelbetriebs, von der Reservierung und dem Einchecken bis hin zum Housekeeping, der Rechnungsstellung und darüber hinaus.
Ein modernes Hotel-PMS, das sich traditionell auf die Aufgaben an der Rezeption konzentrierte, dient heute als zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung der gesamten Gästereise und versetzt Hoteliers in die Lage, nahtlose, unvergessliche Erlebnisse zu bieten.
Es automatisiert zeitaufwändige Prozesse, optimiert die Effizienz des Personals und liefert wertvolle Erkenntnisse über die Vorlieben der Gäste und die betriebliche Leistung. Durch die Integration grundlegender Funktionen - wie Zimmerbuchungen, Revenue Management, Customer Relationship Management (CRM) und Channel Management - in eine einzige Plattform ermöglicht ein Hotel-PMS den Häusern, ihre Produktivität zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und die Gästezufriedenheit in der heutigen wettbewerbsintensiven Hotellandschaft zu verbessern.
Hauptmerkmale eines Hotel-PMS
Die Hauptfunktionen oder Module sind die verschiedenen Komponenten, aus denen ein Hotel-PMS besteht. Die Module arbeiten zusammen, um ein zuverlässiges Ökosystem für die Verwaltung und den Betrieb eines Hotels zu schaffen.
1. Reservierungen
Jedes sinnvolle Hotelmanagementsystem ermöglicht es den Gästen, Reservierungen und Gruppenbuchungen vorzunehmen. Über das PMS können Gäste die Verfügbarkeit von Zimmern prüfen, Buchungen vornehmen und für ihre Reservierungen bezahlen.
Das Reservierungsmodul eines PMS kann auch Gruppenbuchungen annehmen, Buchungsbestätigungen per SMS oder E-Mail an die Gäste senden und Buchungen auf einem Dashboard für vergangene und kommende Reisen anzeigen.
2. Bedienung an der Rezeption
Die Abläufe an der Rezeption sind der Eckpfeiler eines Hotel-PMS, da sie dem Personal auf einen Blick ein vollständiges Bild des Hotels vermitteln. Das Frontdesk-Modul eines PMS bietet Einblicke in den Status der Gästezimmer, rationalisiert den Check-in und Check-out-Prozess und unterstützt tägliche Audits, damit der Betrieb auch nach Feierabend weiterläuft.
Dieses PMS-Modul kann auch Kiosk- oder QR-Code-Check-in für ein Selbstbedienungssystem für Gäste ermöglichen. Anstatt sich auf mehrere Software-Tools für die einzelnen Front-Desk-Abläufe zu verlassen, rationalisiert das Property Management System die Prozesse und sorgt für ein nahtloses Erlebnis für alle Beteiligten.
3. Erlösverwaltungssystem (RMS)
Wenn Sie schon einmal ein Hotelzimmer online gebucht haben, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, dass sich die Preise je nach Jahreszeit oder Ereignissen in der Region ändern. Zum Beispiel können die Preise für Hotelzimmer um Weihnachten herum oder bei Konferenzen oder Veranstaltungen in der Stadt deutlich höher sein.
Anstatt die Zimmerpreise auf der Hotelseite ständig anzupassen, werden diese Preisänderungen automatisch über das Revenue Management System (RMS) eines Hotel-PMS festgelegt.
Das RMS stützt sich auf Analysen, Markttrends und die Wertvorstellungen der Gäste, um die Preisgestaltung für Zimmer über verschiedene Kanäle zu automatisieren und wettbewerbsfähige Preise festzulegen. Dies wiederum steigert die Erträge des Hotels, indem es Daten nutzt, um die besten Preise für das Unternehmen zu ermitteln.
4. Gästedaten & CRM-Software
Gästedaten sind von unschätzbarem Wert für den Betrieb eines Gastgewerbes, und ein Hotel-PMS ist eine ideale Methode, um diese Informationen zu zentralisieren, so dass die Häuser sie nutzen können, um personalisierte Erlebnisse zu schaffen und die Kundenbindung zu erhöhen.
Mit einem speziellen CRM-System (Customer Relationship Management) kann ein Hotel-PMS Gästedaten verfolgen, aussagekräftige Gästeprofile erstellen und Muster erkennen, um maßgeschneiderte Angebote für zukünftige Aufenthalte zu erstellen. Dies ist der ultimative Weg, um Gäste zum Wiederkommen zu bewegen.
5. Back-Office-Verwaltung
Abgesehen von den Front-of-House-Aktivitäten, die ein Hotel-PMS unterstützen kann, ist es auch eine erstklassige Wahl für das Back-Office-Management.
Ein Hotelimmobilienverwaltungssystem vereinfacht komplexe finanzielle Verwaltungsaufgaben wie die sichere Speicherung von Kreditkarten durch Tokenisierung, Unterstützung für mehrere Währungen und Finanzbuchhaltung. Dieses Finanzmodul eines PMS dient als robuste Lösung für die Fakturierung und Abrechnung und konsolidiert alle Finanzvorgänge auf einer zentralen, leicht zugänglichen Plattform.
Neben der finanziellen Komponente unterstützt das Back-Office-Management-Modul eines PMS die täglichen Aktivitäten des Personals wie Terminplanung, Inventarisierung und Verwaltung von Hoteleinrichtungen wie Fitnessstudios, Spas und Veranstaltungsräumen.
6. Hauswirtschaft und Wartung
Hausverwaltung und Instandhaltung sind wesentliche Säulen jeder Immobilie, und dieses PMS-Modul rationalisiert ihre Verwaltung mühelos.
Es automatisiert Housekeeping-Zeitpläne und geplante Wartungsaufgaben und minimiert die Ausfallzeiten bei Zimmerwechsel. Dies gewährleistet einen reibungsloseren Betrieb und vermeidet unerwartete Probleme, was sowohl für das Personal als auch für die Gäste ein besseres Erlebnis bedeutet.
7. Kanalmanagement
Das Channel-Management-Modul eines Hotel-PMS sorgt für die Synchronisation zwischen verschiedenen Plattformen, um die Verfügbarkeit in Echtzeit anzuzeigen. Dies ist besonders wichtig, da viele Gäste Hotelzimmer über Drittanbieter-Websites wie Booking.com oder Hotels.com buchen.
Das Channel-Management-Modul sorgt für eine genaue Darstellung der freien Zimmer und eine dynamische Preisgestaltung in Übereinstimmung mit dem Revenue-Management-System, so dass keine manuelle Anpassung der Preise und der Verfügbarkeit mehr erforderlich ist.
8. Online-Buchungsdienst
Für Gäste, die lieber direkt buchen, bietet ein Hotel-PMS eine integrierte Online-Buchungsmaschine, die in Echtzeit arbeitet. Dieses benutzerfreundliche System ermöglicht es den Gästen, nahtlos ihre bevorzugten Daten, Zimmertypen und ihr Budget auszuwählen.
In der Zwischenzeit verbessert die Buchungsmaschine das Erlebnis, indem sie relevante Optionen aufzeigt, überzeugende Alternativen anbietet und gezielte Upsells präsentiert, die nicht nur die Wahrscheinlichkeit von Reservierungen erhöhen, sondern auch den Umsatz des Hotels steigern.
9. MICE-Management
MICE steht für Meetings, Incentives, Conferencing und Events, und der Begriff wird verwendet, um Geschäftstourismus oder Business Events zu umfassen. Da Hotels oft für Konferenzen oder Branchenveranstaltungen ausgewählt werden, ist es klar, dass ein PMS ein Modul haben sollte, das die Buchung und Verwaltung solcher Anlässe unterstützt.
Eine MICE-Integration in ein Hotel-PMS ist besonders erwähnenswert, da sie im Vergleich zum traditionellen Veranstaltungsmanagement zu einer erheblichen Zeitersparnis und Kosteneffizienz bei gleichzeitiger Beibehaltung hoher Service- und Qualitätsstandards führt.
10. Berichtswesen und Analytik
Berichte und Analysen in Echtzeit sind wichtige Funktionen eines Hotel-PMS. Mit diesem Modul können Hotels authentische Daten nutzen, um den Umsatz und das allgemeine Gästeerlebnis zu maximieren.
Zu den Leistungskennzahlen gehören Aspekte wie Belegungsrate, durchschnittliche Tagesrate (ADR) und Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR). Die robuste Berichtsfunktion hilft dabei, sowohl Herausforderungen als auch Chancen zu erkennen und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und strategische Planung für das Hotelwachstum.
11. Zentralisiertes Home-Dashboard
Und schließlich der leuchtende Stern eines Hotelimmobilienverwaltungssystems: ein Home-Dashboard, das alle Funktionen zentralisiert und einen anpassbaren Zugriff auf die Elemente ermöglicht, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Ein Hotel-PMS-Dashboard ist intuitiv, einfach zu bedienen und macht die Integration zu einem Kinderspiel. Das Personal muss nur minimal geschult werden, und das Dashboard bietet sofortigen Zugriff auf alle PMS-Module. Das ist Effizienz vom Feinsten.
Verschiedene Arten von PMS
Es gibt zwei Haupttypen von Hausverwaltungssystemen, die von Hotels verwendet werden. Hier ist eine kurze Aufschlüsselung der beiden:
1. Cloud-basiertes PMS
Ein cloudbasiertes PMS ist der beste und effizienteste Weg, den Hotelbetrieb zu verwalten. Die Module werden über das Internet bereitgestellt und ermöglichen einen einfachen Zugriff von speziellen Arbeitsplätzen oder Webbrowsern, einschließlich des mobilen Zugriffs.
Ein cloudbasiertes PMS wird vom Anbieter gewartet, was bedeutet, dass jegliche Wartung vom PMS-Anbieter und nicht vom Hotel selbst durchgeführt wird. Darüber hinaus speichert ein Cloud-basiertes PMS die Daten auf einem sicheren Server, so dass diese Verantwortung nicht beim Hotel liegt.
Diese Art von System ist bekanntlich flexibel und einfach zu implementieren, mit einer intuitiven, anpassbaren Schnittstelle und personalisierten Modulen.
Insgesamt ist ein cloudbasiertes PMS eine gut integrierte Lösung für die Abwicklung des Hotelbetriebs, die dem Hotel einen Großteil der Verantwortung abnimmt, so dass es sich darauf konzentrieren kann, das Gästeerlebnis durch das PMS zu verbessern, anstatt sich mit der Sicherheit und der technischen Wartung des Systems zu beschäftigen.
2. Vor Ort installierte PMS-Software
Andererseits bezieht sich die PMS-Software vor Ort auf ein System, das physisch im Hotel installiert ist. Anstelle von Remote-Servern, die ein Cloud-basiertes PMS bereitstellen, stützt sich ein Vor-Ort-PMS-System auf Hardware, die sich in der Immobilie befindet und dort verwaltet wird.
Nach einer einmaligen Einrichtung ist das Hotel für die Pflege und Wartung von PMS-Systemen vor Ort verantwortlich. Hotels, die sich für vor Ort installierte PMS-Systeme entscheiden, sind für die Datensicherheit, die erforderliche Hardware und die technischen Verbindungen zwischen den Systemen, z. B. zwischen dem PMS und dem Point of Sale (POS) des Hotels, verantwortlich. Im Gegensatz dazu stellen Cloud-basierte PMS-Systeme diese Verbindungen auf natürliche Weise her und verringern den Bedarf an zusätzlicher Technik, deren Implementierung Zeit und ein erhebliches Budget erfordert.
Vor Ort installierte PMS-Software erfordert außerdem eine interne Speicherung und Wartung, wodurch die Verantwortung für die Instandhaltung des Systems bei der Immobilie liegt.
Aufgrund der hohen Anforderungen der in der Regel veralteten On-Premise-Systeme ist diese Art von Software deutlich kostspieliger als cloudbasierte PMS. Abgesehen von der kostspieligen anfänglichen Lizenzgebühr fallen zusätzliche Kosten für zusätzliche Lizenzen für weitere Arbeitsplätze, Wartungsgebühren, die Kosten für die Hardware selbst und alle damit verbundenen IT-Gebühren für die Instandhaltung an.
Im Gegensatz dazu laufen die meisten Cloud-basierten PMS-Systeme auf der Grundlage von erschwinglichen Pay-per-Use-Abonnementmodellen und sparen Hardware-, Wartungs- und Bereitstellungsgebühren. Aus diesem Grund sind PMS-Systeme vor Ort in der Regel für riesige Hotels reserviert, im Gegensatz zu unabhängigen Hotels oder kleineren Unternehmen.
Spickzettel: Vor-Ort-PMS vs. Cloud-PMS
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Vorteile eines cloudbasierten PMS
Im Zuge des technologischen Fortschritts hat sich Cloud-basierte PMS-Software für viele Hotels auf der ganzen Welt schnell zu einem Spitzenreiter entwickelt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile eines cloudbasierten PMS, die deutlich machen, warum diese Art von Software die Zukunft des Hotelbetriebs ist.
1. Zentralisiertes System, das von überall zugänglich ist
Der Hauptvorteil von cloudbasierter PMS-Software ist, dass es sich um eine All-in-One-Hotel-Lösung handelt. Anstatt mehrere technische Geräte für die Verwaltung des Hotelbetriebs zu benötigen, deckt die cloudbasierte PMS-Software alle Aufgaben von der Rezeption bis zum Backoffice ab und bietet darüber hinaus Zugriff auf zuverlässige Berichte und Analysen.
Da ein cloudbasiertes PMS über das Internet bereitgestellt wird, sind die Module von überall aus verfügbar, sei es innerhalb des Hotels oder über mobilen oder Fernzugriff. So können Sie mehr erledigen, ohne an den Schreibtisch gefesselt zu sein.
2. Erhöhte Sicherheit
Sensible Informationen, von Kartendaten bis hin zu Gästeprofilen, werden sicher auf den Servern des Anbieters gespeichert, so dass das Risiko und die Verantwortung nicht mehr beim Hotel liegen. Anstelle eines veralteten Systems, das privilegierte Informationen vor Ort sammelt, bietet ein cloudbasiertes PMS verbesserte Sicherheit durch Tokenisierung und Remote-Speicherung durch den Drittanbieter.
3. Intuitiv zu integrieren und einzusetzen
Mit einem cloudbasierten PMS müssen Sie keine wertvolle Zeit (und kein Kapital) durch kostspielige Integrationen und Schulungen verlieren. Cloud-basierte PMS-Systeme sind intuitiv zu erlernen, mit Modulen, die einfach einzurichten sind und von jedem Mitarbeiter leicht eingesetzt werden können.
Es ist keine spezielle IT-Abteilung erforderlich, die bei jeder Systemaktualisierung (die im Gegensatz zu PMS-Systemen vor Ort häufig vorkommt) langwierige Seminare zur Schulung des Hotelpersonals abhält. Ein cloudbasiertes PMS wie Planet ist so einfach zu bedienen wie ein Smartphone.
4. Erschwinglich und bereit, mit Ihnen zu wachsen
Verzichten Sie auf Lizenzen im fünfstelligen Bereich und holen Sie mit einem cloudbasierten PMS mehr aus Ihrem System heraus. Ein cloudbasiertes PMS, das traditionell auf einem Abonnementmodell basiert, ermöglicht es einem Hotel, nur für das zu zahlen, was es braucht, und - was noch wichtiger ist - es zu nutzen. Das macht es zu einer erschwinglichen Option für wachsende Häuser.
Ein cloudbasiertes PMS ist bereit, mit der Immobilie mitzuwachsen und ermöglicht neue Integrationen, zusätzliche Arbeitsstationen, aktualisierte Module und mehr. Bei diesem cloudbasierten Ansatz steht die Immobilie im Mittelpunkt, während der Anbieter die schwere Arbeit im Hintergrund erledigt. Keine versteckten Kosten und viele Möglichkeiten für zukünftige Erweiterungen.
5. Wertvolle Daten auf Knopfdruck
Schließlich erhalten Sie mit cloudbasierter PMS-Software Zugang zu wertvollen Daten, die Ihr Unternehmen nutzen kann. Von Gästeprofilen und Beziehungsmanagement bis hin zu Echtzeit-Einblicken in Verhalten, Buchungsmuster und Belegungsraten - ein cloudbasiertes PMS-System bietet alles, was ein Hotel braucht, um mit Hilfe von Analysen, die im Laufe der Zeit gesammelt werden, etwas zu bewirken.
Nehmen Sie die Trends zur Kenntnis und nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil, um Ihr Geschäft auszubauen, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Effizienz Ihres Teams wie nie zuvor zu maximieren.
6. Maximierung von Cloud-PMS mit Integrationen
Zu den leistungsstärksten Teilen des PMS-Puzzles gehören die Integrationen, die es den Hotels ermöglichen, ihr technisches Angebot sowohl mit bereits verwendeter Software als auch mit dem Zugang zu neuen, innovativen Produkten zu optimieren.
Die besten cloudbasierten PMS-Systeme, wie Planet's Protel PMS, ermöglichen umfassende Integrationen, um ein möglichst effizientes Hotelmanagement-Ökosystem zu schaffen. Anstatt das zu opfern, was für Sie funktioniert, sollte sich ein cloudbasiertes PMS mühelos in Ihre bereits gut geölte Maschine einfügen.
Wie Sie das richtige PMS für Ihr Unternehmen auswählen
Um das richtige PMS für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Verlässlichkeit: Es ist wichtig, ein PMS zu wählen, das zuverlässig, leicht zugänglich und bereit ist, im Rahmen Ihres Unternehmens zu arbeiten. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr PMS ausfällt, wenn ein Gast versucht, im Hotel einzuchecken.
- Benutzerfreundlichkeit: Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie ein PMS wählen, das einfach einzurichten und zu integrieren ist. Ihr Personal und Ihr Budget werden es Ihnen danken.
- Flexibilität: Die individuelle Anpassung eines PMS ist von entscheidender Bedeutung, da Sie sich nicht auf vorgefertigte Module festlegen möchten. Cloud-basierte PMS-Systeme bieten in der Regel die größte Flexibilität in Bezug auf die Personalisierung. Sie können auch im Laufe der Zeit aktualisiert werden, wenn neue Software auf den Markt kommt oder sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern und wachsen.
- Mobilität: Erledigen Sie mehr von überall aus, auch unterwegs, mit einem PMS, das mobilen und Fernzugriff bietet.
- Sicherheitsfunktionen: Verringern Sie Risiken und Haftung mit leistungsstarken Sicherheitsfunktionen. Bei der Abwägung der verschiedenen Optionen sollten Sie Tokenisierung und Remote-Serverspeicherung in Betracht ziehen, um die Verantwortung von der Immobilie auf den Anbieter zu übertragen (bei cloudbasierten Systemen).
- Kosten: Ein PMS kann von geringen monatlichen Abonnementkosten bis hin zu Zehntausenden von Dollar für eine einmalige Bereitstellung reichen. Je nach Größe und Budget Ihrer Immobilie sind die Kosten ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines PMS. Als Faustregel gilt: Cloud-basierte PMS-Systeme sind in der Regel die erschwinglichere Option, insbesondere für kleinere Immobilien, wohingegen PMS-Systeme vor Ort eine deutlich höhere Investition erfordern, sowohl im Voraus als auch langfristig für die Wartung.
- Einzigartige Unternehmensziele: Schließlich sollten Sie bei der Auswahl eines PMS-Systems auch Ihre individuellen Geschäftsziele berücksichtigen. Vielleicht sind Sie auf der Suche nach einer erschwinglichen Suite von Hotel-Tools, die sich problemlos in Ihr bestehendes technisches Paket integrieren lassen. In diesem Fall ist ein cloudbasiertes PMS die offensichtliche Wahl. Wenn Sie jedoch eine vollständig maßgeschneiderte Software suchen, die speziell für Ihr Hotel entwickelt wurde, sollten Sie eine Vor-Ort-Lösung in Betracht ziehen.
Bei der Wahl eines PMS müssen Sie sorgfältig abwägen, welches System für Ihre Immobilie am besten geeignet ist. Insgesamt ist ein cloudbasiertes PMS die beste Wahl, wenn Sie unvergleichliche Flexibilität, Anpassbarkeit und Wertigkeit suchen.
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