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Un hotel property management system (PMS) è una soluzione software completa progettata per semplificare tutti gli aspetti delle operazioni alberghiere, dalle prenotazioni e i check-in al servizio di pulizia, alla fatturazione e oltre.
Tradizionalmente incentrato sulle attività di front-desk, un moderno PMS alberghiero funge oggi da fulcro centrale per la gestione dell'intera guest journey, consentendo agli albergatori di offrire esperienze memorabili e senza intoppi.
Automatizza i processi che richiedono tempo, ottimizza l'efficienza del personale e fornisce preziose informazioni sulle preferenze degli ospiti e sulle prestazioni operative. Integrando in un'unica piattaforma funzioni essenziali come le prenotazioni delle camere, la gestione delle entrate, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione dei canali, un PMS alberghiero consente alle strutture di incrementare la produttività, migliorare le entrate ed elevare la soddisfazione degli ospiti nell'odierno panorama competitivo dell'ospitalità.
Caratteristiche principali di un PMS per hotel
Le caratteristiche principali, o moduli, sono i vari componenti che costituiscono un PMS alberghiero. I moduli lavorano insieme per creare un ecosistema affidabile per la gestione e l'amministrazione di un hotel.
1. Prenotazioni
Ogni sistema di gestione alberghiera che si rispetti consente agli ospiti di effettuare prenotazioni singole e prenotazioni di gruppo. Attraverso il PMS, gli ospiti possono consultare la disponibilità delle camere, effettuare prenotazioni e pagare.
Il modulo di prenotazione di un PMS può anche accettare prenotazioni di gruppo, inviare conferme di prenotazione agli ospiti via SMS o e-mail e visualizzare le prenotazioni passate e future su una dashboard.
2. Operazioni di front desk
Le operazioni di front desk sono la pietra miliare di un PMS alberghiero, in quanto forniscono al personale un quadro completo della struttura con un solo sguardo. Il modulo front desk di un PMS fornisce informazioni sullo stato delle camere degli ospiti, semplifica il processo di check-in e check-out e supporta le verifiche quotidiane per mantenere l'attività anche dopo la fine della giornata.
Questo modulo PMS può anche facilitare il check-in tramite kiosk o codice QR per un sistema self-service per gli ospiti. Invece di affidarsi a più strumenti software per le singole operazioni di front desk, il property management system ottimizza i processi, assicurando un'esperienza senza intoppi per tutti i soggetti coinvolti.
3. Sistema di gestione dei ricavi (RMS)
Se avete già prenotato una camera d'albergo online, avrete probabilmente notato che i prezzi cambiano in base al periodo dell'anno o a ciò che accade nella zona. Ad esempio, le tariffe delle camere d'albergo possono essere significativamente più alte nel periodo natalizio o in caso di conferenze o eventi in città.
Invece di adeguare costantemente le tariffe delle camere da parte dell'hotel, queste variazioni di prezzo vengono impostate automaticamente attraverso il sistema di gestione delle entrate (RMS) di un PMS alberghiero.
L'RMS si basa su analisi, tendenze di mercato e percezione del valore degli ospiti per automatizzare la determinazione dei prezzi delle camere su vari canali e stabilire tariffe competitive. Questo, a sua volta, aumenta i guadagni dell'hotel utilizzando i dati per determinare i prezzi migliori per l'azienda.
4. Dati degli ospiti e software CRM
I dati degli ospiti sono un aspetto inestimabile della gestione di un'azienda alberghiera e un PMS per hotel è un metodo ideale per centralizzare queste informazioni, consentendo alle strutture di utilizzarle per creare esperienze personalizzate e aumentare la fedeltà dei clienti.
Grazie a un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) dedicato, un PMS alberghiero è in grado di tracciare i dati degli ospiti, di creare profili significativi e di identificare modelli per creare offerte personalizzate per i soggiorni futuri. Questo è il modo migliore per far tornare i clienti.
5. Gestione del back office
Oltre a tutte le operazioni front-of-house che un PMS alberghiero può supportare, è anche una scelta privilegiata per la gestione del back-office.
Un sistema di gestione delle proprietà alberghiere semplifica le complesse attività amministrative finanziarie, come l'archiviazione sicura delle carte di credito grazie alla tokenizzazione, supporto per più valute e contabilità finanziaria. Il modulo finanziario di un PMS funge da solida soluzione per la fatturazione e l'addebito, consolidando tutte le operazioni finanziarie in un'unica piattaforma centrale e facilmente accessibile.
Oltre alla componente finanziaria, il modulo di gestione del back office di un PMS supporta le attività quotidiane del personale, come la programmazione, l'inventario e la gestione di strutture alberghiere come palestre, spa e spazi per eventi.
6. Pulizia e manutenzione
Le pulizie e la manutenzione sono pilastri essenziali di qualsiasi proprietà, e questo modulo PMS ne ottimizza la gestione senza sforzo.
Automatizza i programmi di housekeeping e le attività di manutenzione programmata, riducendo al minimo i tempi di inattività durante i cambi di stanza. Questo garantisce operazioni più fluide ed elimina i problemi imprevisti, creando un'esperienza migliore sia per il personale che per gli ospiti.
7. Gestione dei canali
Il modulo di gestione dei canali di un PMS alberghiero assicura la sincronizzazione tra le varie piattaforme per visualizzare la disponibilità in tempo reale. Questo è particolarmente importante perché molti ospiti prenotano le camere d'albergo attraverso siti web di terzi come Booking.com o Hotels.com.
Il modulo di gestione dei canali garantisce una rappresentazione accurata delle camere aperte e una tariffazione dinamica in linea con il sistema di gestione delle entrate per eliminare la necessità di regolare manualmente le tariffe e la disponibilità.
8. Servizio di prenotazione online
Per gli ospiti che preferiscono prenotare direttamente, un PMS alberghiero dispone di un motore di prenotazione online integrato che opera in tempo reale. Questo sistema di facile utilizzo consente agli ospiti di scegliere senza problemi le date, i tipi di camera e il budget che preferiscono.
Nel frattempo, il motore di prenotazione migliora l'esperienza mostrando opzioni pertinenti, offrendo alternative convincenti e presentando upsell mirati, che non solo migliorano la probabilità di prenotazione, ma aumentano anche le entrate dell'hotel.
9. Gestione MICE
MICE è l'acronimo di meeting, incentive tour, conferenze ed esposizioni, e il termine viene utilizzato per includere il turismo d'affari o gli eventi aziendali. Poiché gli hotel vengono spesso scelti per conferenze o eventi di settore, è chiaro che un PMS deve avere un modulo che supporti la prenotazione e la gestione di tali occasioni.
L'integrazione del MICE nel PMS di un hotel è particolarmente degna di nota, in quanto consente un notevole risparmio di tempo e di costi, pur mantenendo elevati standard di servizio e di qualità rispetto alla gestione tradizionale degli eventi.
10. Reporting e analisi
La reportistica e l'analisi in tempo reale sono caratteristiche fondamentali di un PMS alberghiero. Questo modulo consente alle strutture di sfruttare i dati autentici per massimizzare i ricavi e l'esperienza complessiva degli ospiti.
Le metriche di performance includono aspetti quali i tassi di occupazione, la tariffa media giornaliera (ADR) e i ricavi per camera disponibile (RevPAR). La robusta funzione di reporting aiuta a identificare sia le sfide che le opportunità, consentendo di prendere decisioni informate e di pianificare strategicamente la crescita dell'hotel.
11. Dashboard centralizzata
Infine, la stella splendente di un sistema di gestione delle proprietà alberghiere: una dashboard che centralizza tutte le sue funzioni per un accesso personalizzabile agli elementi più importanti per la vostra attività.
La dashboard di un PMS per hotel è intuitiva, facile da usare e rende l'integrazione un gioco da ragazzi. La formazione del personale è minima e la dashboard dà accesso immediato a tutti i moduli del PMS. Questa è efficienza al massimo.
Diversi tipi di PMS
Esistono due tipi principali di property management system utilizzati dagli hotel. Ecco una rapida descrizione di entrambi:
1. PMS basato su cloud
Un PMS basato su cloud è il modo migliore e più efficiente per gestire le operazioni alberghiere. I moduli sono distribuiti su Internet, consentendo un facile accesso da postazioni di lavoro dedicate o da browser web, compreso l'accesso mobile.
Un PMS basato su cloud è gestito dal fornitore, il che significa che qualsiasi manutenzione è gestita dal fornitore del PMS piuttosto che dall'hotel stesso. Inoltre, un PMS basato su cloud memorizza i dati su un server sicuro, togliendo questa responsabilità alla struttura.
Questo tipo di sistema è inoltre notoriamente flessibile e semplice da implementare, con un'interfaccia intuitiva e personalizzabile e moduli personalizzati.
Nel complesso, un PMS basato sul cloud è una soluzione ben integrata per gestire le operazioni dell'hotel, che elimina molte responsabilità dalla proprietà, in modo che l'hotel possa concentrarsi sulla valorizzazione dell'esperienza dell'ospite attraverso il PMS piuttosto che essere impantanato con la sicurezza e la manutenzione tecnica del sistema.
2. Software PMS on-premise
D'altra parte, il software PMS on-premise si riferisce a un sistema installato fisicamente presso l'hotel. Invece dei server remoti che distribuiscono un PMS basato su cloud, un sistema PMS on-premise si basa su hardware situato e gestito presso la struttura.
Dopo un'unica configurazione, l'hotel è responsabile della manutenzione e del mantenimento dei sistemi PMS on-premise. Gli hotel che optano per i sistemi PMS on-premise sono responsabili della sicurezza dei dati, dell'hardware necessario e dei collegamenti tecnici tra i sistemi, ad esempio tra il PMS e il punto vendita (POS) dell'hotel. Al contrario, i sistemi PMS basati su cloud creano questi collegamenti in modo naturale, riducendo la necessità di tecnologie aggiuntive che richiedono tempo e un budget significativo per essere implementate.
Il software PMS on-premise richiede anche un'archiviazione e una manutenzione interna, che pone la responsabilità della manutenzione del sistema a carico della proprietà.
A causa dei requisiti impegnativi dei sistemi on-premise, generalmente obsoleti, questo tipo di software è significativamente più costoso dei PMS basati su cloud. Oltre all'esorbitante costo iniziale della licenza, i costi aggiuntivi comprendono le licenze per un maggior numero di postazioni di lavoro, le spese di manutenzione, il costo dell'hardware stesso e le spese IT associate per la manutenzione.
Al contrario, la maggior parte dei sistemi PMS basati su cloud funzionano con modelli di abbonamento a pagamento e non prevedono spese di hardware, manutenzione e installazione. Per questo motivo, i sistemi PMS on-premise sono solitamente riservati alle proprietà più grandi, rispetto agli hotel indipendenti o alle piccole imprese.
Scheda informativa: PMS on-prem e PMS in cloud
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Vantaggi di un PMS basato sul cloud
Con il continuo progredire della tecnologia, il software PMS basato sul cloud è diventato rapidamente uno dei principali strumenti per molti hotel in tutto il mondo. Di seguito sono riportati i principali vantaggi di un PMS basato sul cloud, che rendono evidente il motivo per cui questo tipo di software è il futuro delle operazioni alberghiere.
1. Sistema centralizzato accessibile da qualsiasi luogo
Il principale vantaggio del software PMS basato sul cloud è che si tratta di una soluzione alberghiera all-in-one. Invece di avere più strumenti tecnologici per gestire le operazioni dell'hotel, il software PMS basato sul cloud affronta tutte le attività, dal front desk al back office, e dà accesso a solidi report e analisi.
Poiché un PMS basato su cloud è distribuito su Internet, i moduli sono disponibili ovunque, sia dall'interno dell'hotel che tramite accesso mobile o remoto. Si parla di ottenere di più senza essere incatenati a una scrivania.
2. Sicurezza migliorata
Le informazioni sensibili, dai dati delle carte di credito ai profili degli ospiti, vengono archiviate in modo sicuro attraverso i server del fornitore, togliendo il rischio e la responsabilità all'hotel. Invece di un sistema obsoleto che raccoglie informazioni privilegiate in loco, un PMS basato sul cloud offre una maggiore sicurezza grazie alla tokenizzazione e all'archiviazione remota da parte di terzi.
3. Intuitivo da integrare e distribuire
Con un PMS basato sul cloud, non c'è bisogno di perdere tempo prezioso (e capitale) con costose integrazioni e formazione. I sistemi PMS basati sul cloud sono intuitivi da imparare, con moduli semplici da configurare e facili da implementare per qualsiasi membro del personale.
Non c'è bisogno di un reparto IT dedicato che organizzi lunghi seminari per formare il personale dell'hotel ogni volta che c'è un aggiornamento del sistema (che può essere frequente, a differenza dei sistemi PMS on-premise). Un PMS basato sul cloud come Planet è semplice da usare come uno smartphone.
4. Convenienti e pronti a crescere con voi
Saltate le licenze a cinque cifre e ottenete di più dal vostro sistema con un PMS basato sul cloud. Tradizionalmente gestito su un modello di abbonamento, un PMS basato sul cloud consente all'hotel di pagare per ciò che gli serve e, soprattutto, di utilizzarlo, rendendolo un'opzione conveniente per le proprietà in crescita.
Un PMS basato sul cloud è pronto a scalare assieme allo stesso ritmo della proprietà, consentendo nuove integrazioni, postazioni di lavoro aggiuntive, moduli aggiornati e altro ancora. Questo approccio basato sul cloud mette la proprietà in primo piano, mentre il fornitore fa il lavoro pesante in background. Nessun costo nascosto e molte opportunità di espansione futura.
5. Dati preziosi a portata di mano
Infine, il software PMS basato su cloud vi dà accesso a dati preziosi che la vostra azienda può sfruttare. Dai profili degli ospiti alla gestione delle relazioni, fino agli approfondimenti in tempo reale su comportamenti, modelli di prenotazione e tassi di occupazione, un sistema PMS basato su cloud ha tutto ciò che serve a un hotel per avere un impatto utilizzando le analisi raccolte nel tempo.
Prendete nota delle tendenze e usatele a vostro vantaggio per far crescere la vostra attività, migliorare l'esperienza degli ospiti e massimizzare l'efficienza del vostro team come mai prima d'ora.
6. Massimizzare il cloud PMS con le integrazioni
Tra i pezzi più potenti del puzzle PMS ci sono le integrazioni, che consentono agli hotel di massimizzare il loro stack tecnologico sia con i software già utilizzati che con l'accesso a nuovi prodotti innovativi.
I migliori sistemi PMS basati sul cloud, come Protel PMS di Planet, consentono integrazioni complete per creare l'ecosistema di gestione alberghiera più efficiente. Piuttosto che sacrificare ciò che funziona per voi, un PMS basato sul cloud dovrebbe inserirsi senza problemi nella vostra macchina già ben oliata.
Come scegliere il PMS giusto per la vostra azienda
Per scegliere il PMS giusto per la vostra azienda, vale la pena considerare i seguenti fattori:
- Affidabilità: È importante scegliere un PMS che sia affidabile, facilmente accessibile e pronto a lavorare nell'ambito della vostra attività. L'ultima cosa che volete è che il vostro PMS vada in tilt quando un ospite sta cercando di effettuare il check-in nell'hotel.
- Facilità d'uso: Risparmiate tempo e denaro scegliendo un PMS semplice da configurare e integrare. Il vostro personale e il vostro budget vi ringrazieranno.
- Flessibilità: La personalizzazione di un PMS è essenziale, poiché non si vuole essere vincolati a moduli precostituiti. I sistemi PMS basati sul cloud tendono a offrire la massima flessibilità in termini di personalizzazione. Inoltre, possono essere aggiornati nel corso del tempo, man mano che vengono introdotti nuovi software o che le esigenze della vostra azienda cambiano e crescono.
- Mobilità: Ottenete di più da qualsiasi luogo, anche in viaggio, con un PMS che include l'accesso mobile e remoto.
- Funzioni di sicurezza: Mitigare il rischio e la responsabilità con potenti funzioni di sicurezza. Nel valutare le diverse opzioni, considerate la tokenizzazione e l'archiviazione remota del server per trasferire la responsabilità dalla proprietà al fornitore (nei sistemi basati su cloud).
- Costo: Un PMS può variare da un basso costo di abbonamento mensile a decine di migliaia di dollari per un'implementazione unica. A seconda delle dimensioni e del budget della proprietà, il costo è una considerazione cruciale nella scelta di un PMS. Come regola generale, i sistemi PMS basati sul cloud tendono a essere opzioni più accessibili, soprattutto per le proprietà più piccole, mentre i sistemi PMS on-premise richiedono un investimento significativamente maggiore, sia in anticipo che a lungo termine, per la manutenzione.
- Obiettivi aziendali unici: Infine, nella scelta di un sistema PMS, valutate i vostri obiettivi aziendali specifici. Forse siete alla ricerca di una suite di strumenti alberghieri a prezzi accessibili, che possa integrarsi facilmente con lo stack tecnologico esistente. In questo caso, un PMS basato sul cloud è la scelta più ovvia. Tuttavia, se siete alla ricerca di un software completamente personalizzato costruito appositamente per il vostro hotel, potreste prendere in considerazione un'opzione on-premise.
La scelta di un PMS richiede un'attenta valutazione per determinare quale sistema avrà il massimo impatto sulla vostra proprietà. In generale, se cercate flessibilità, personalizzazione e valore senza pari, un PMS basato su cloud è la scelta migliore.
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