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Da sich die Welt zunehmend vom Bargeld entfernt und digitale sowie kartengestützte Zahlungsmethoden bevorzugt, ist es für Unternehmen wichtiger denn je, den Wert einer sicheren und effizienten Zahlungsabwicklung zu erkennen.
Ein robustes Zahlungssystem ermöglicht es Unternehmen nicht nur, Transaktionen zu optimieren, Konten abzustimmen, den Cashflow zu verwalten und Betrug zu verhindern, sondern stärkt auch die Kundenbindung.
Moderne Verbraucher erwarten eine schnelle, effiziente Bezahlung und die Sicherheit, dass ihre persönlichen Finanzdaten geschützt sind. Unternehmen, die auf veraltete, fragmentierte Zahlungssysteme setzen, riskieren, gegenüber Konkurrenten mit sichereren und integrierten Kassenerlebnissen ins Hintertreffen zu geraten.
Um die Zahlungsabwicklung für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu optimieren, ist es entscheidend, die Abläufe hinter den Kulissen einer Transaktion zu verstehen und sich über aktuelle Best Practices im Bereich der Zahlungstechnologien auf dem Laufenden zu halten.
Was ist die Zahlungsabwicklung?
Komponenten der Zahlungsabwicklung
Die wichtigsten Parteien, die an der Zahlungsabwicklung beteiligt sind, umfassen:
- Zahler/Kunde – Die Person oder das Unternehmen, die/der den Kauf tätigt bzw. das Geld sendet.
- Zahlungsempfänger/Händler – Die Person oder das Unternehmen, die/der den Verkauf durchführt und die Gelder empfängt.
- Ausstellende Bank – Das Finanzinstitut, das dem Kunden die Zahlungsmethode (z. B. Debitkarte) zur Verfügung stellt und die Autorisierung der Transaktionen übernimmt.
- Acquiring Bank – Das Finanzinstitut, das im Auftrag des Händlers Kartenzahlungen abwickelt und den Geldtransfer von der ausstellenden Bank auf das Händlerkonto ermöglicht (häufig übernimmt der Zahlungsdienstleister sowohl die Funktion der Acquiring Bank als auch des Händlerkontoanbieters).
- Händlerkonto – Ein von der Acquiring Bank (oder einem Drittanbieter) bereitgestelltes Konto, auf dem die Gelder aus Kartentransaktionen vorübergehend gehalten werden, bevor sie auf das Geschäftskonto des Händlers überwiesen werden.
- Zahlungsgateway – Der Vermittler, der die sicheren Übertragung der Zahlungsdaten vom Kunden zum Zahlungsabwickler übernimmt.
- Zahlungsabwickler – Software, die den technischen Ablauf der Zahlungsübermittlung zwischen Zahlungsgateway, Acquiring Bank und ausstellender Bank steuert.
Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
Schritt 1: Der Kunde veranlasst die Zahlung
Die Zahlungsabwicklung beginnt, wenn der Kunde eine Zahlung auslöst, z. B. durch das Antippen seiner Karte am Kartenterminal oder das Klicken auf „Senden“ auf einer Kassenseite. Diese Aktion setzt eine Reihe von Prüf- und Autorisierungsprozessen in Gang, die erforderlich sind, um den Geldbetrag erfolgreich vom Bankkonto des Kunden auf das Bankkonto des Händlers zu übertragen.
Schritt 2: Das Zahlungsgateway überträgt die Daten sicher an den Zahlungsabwickler
Nach der Zahlungsauslösung durch den Kunden werden die sensiblen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, CVV-Code, Ablaufdatum) durch eine zwischengeschaltete Technologie, das sogenannte Zahlungsgateway, verschlüsselt und sicher an den Zahlungsabwickler weitergeleitet. Immer häufiger werden Zahlungsgateway und Zahlungsabwickler vom gleichen Anbieter bereitgestellt oder in ein integriertes End-to-End-Zahlungssystem zusammengeführt.
Was ist ein Zahlungsabwickler?
Schritt 3: Zahlungsabwickler sendet Transaktionsdaten an die erwerbende Bank
Als Nächstes leitet der Zahlungsabwickler die Transaktionsdaten sicher an die anwerbende Bank zur weiteren Bearbeitung weiter.
Schritt 4: Acquiring-Bank sendet Transaktionsdaten an das Kartennetz
Sobald die Acquiring-Bank die Transaktionsdaten erhält, sendet sie eine Autorisierungsanfrage an das Kartennetz (z. B. Visa, MasterCard oder American Express).
Schritt 5: Das Kartennetz validiert die Daten und leitet die Autorisierungsanfrage an die kartenausgebende Bank weiter
Das Kartennetz prüft die Transaktionsdaten und führt eine Reihe von Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Kartendaten gültig sind, die Daten ordnungsgemäß verschlüsselt wurden, der Händler berechtigt ist, diese Art von Karte zu akzeptieren, und es keine Anzeichen für einen möglichen Betrug gibt (z. B. ungewöhnlich hoher Transaktionsbetrag, verdächtiger Ort usw.) Wenn alles in Ordnung ist, leitet das Kartennetz die Autorisierungsanfrage an die ausstellende Bank weiter.
Schritt 6: Die ausstellende Bank genehmigt die Transaktion oder lehnt sie ab
Als Nächstes prüft die kartenausgebende Bank, ob das Konto des Kunden aktiv ist und ob er über das erforderliche Guthaben oder den verfügbaren Kredit verfügt, um den Transaktionsbetrag zu decken. Auf der Grundlage dieser Analyse genehmigt sie die Zahlung oder lehnt sie ab und sendet diese Entscheidung an das Kartennetz zurück. Wird die Zahlung genehmigt, kann der Kunde die gekaufte Ware oder Dienstleistung in Empfang nehmen. Wird die Zahlung abgelehnt, kann der Händler nach einer alternativen Zahlungsmethode fragen.
Schritt 7: Die annehmende Bank gleicht den Betrag aus
Obwohl die Transaktion abgeschlossen ist, ist der Zahlungsvorgang noch nicht beendet. Die nächste Phase ist die Abrechnung. Die Abrechnung ist die tatsächliche Überweisung des Geldes von der ausstellenden Bank des Kunden an die anwerbende Bank des Händlers. Auch wenn einige Transaktionen auf den Online-Kontoauszügen sofort als ausstehend oder verfügbar angezeigt werden, erfolgt die endgültige Abrechnung in der Regel erst am Ende eines jeden Geschäftstages.
Schritt 8: Die akquirierende Bank zahlt den Betrag auf das Geschäftskonto des Händlers ein
Nach der Bearbeitung der Transaktion und der Abrechnung der Gelder schreibt die akquirierende Bank dem Händlerkonto des Händlers den Betrag gut. Anschließend überweist die akquirierende Bank den Betrag entsprechend den Abrechnungsbedingungen (täglich, wöchentlich usw.) vom Händlerkonto auf das Geschäftskonto des Händlers.
Die oben genannten Schritte beschreiben, was bei der Abwicklung von Kartenzahlungen zu beachten ist. Der Prozess bleibt weitgehend derselbe, wenn ein Kunde digitale Zahlungsmethoden wie eine digitale Geldbörse oder Buy Now Pay Later-Apps (BNPL) verwendet. Digitale Geldbörsen enthalten jedoch häufig erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. die Tokenisierung, um sensible Daten zu schützen.
Außerdem sind BNPL-Apps auf Dritte angewiesen, um mit den akquirierenden Banken zu kommunizieren und Zahlungspläne zu erleichtern und zu verwalten. Trotz dieser Unterschiede bleiben die Kernfunktionen der Überprüfung, Autorisierung und Abrechnung dieselben.
Bewährte Praktiken bei der Zahlungsverarbeitung
Sicherheit als Priorität
Bei der Einrichtung eines Zahlungssystems sollte die Sicherheit in jeder Komponente und jeder Phase des Verkaufsprozesses berücksichtigt werden. Ohne robuste Sicherheitsprotokolle scheitert selbst das modernste und eleganteste Zahlungssystem an der ersten Hürde.
Zuallererst müssen Sie die sensiblen Daten Ihrer Kunden vor den Gefahren von Diebstahl und Betrug schützen. Nur auf dieser sicheren Grundlage kann ein hochwertiges Zahlungssystem aufgebaut werden.
Zu den wichtigsten Sicherheitsmerkmalen für Ihr Zahlungssystem gehören:
- Datenverschlüsselung - Durch die Verschlüsselung sensibler Zahlungsdaten bei der Übertragung und Verarbeitung wird sichergestellt, dass sie nicht von Hackern abgefangen und verwendet werden können. Die Standardmethode für die Verschlüsselung von Daten bei der Zahlungsabwicklung sind SSL/TLS-Protokolle.
- Tokenisierung - Die Tokenisierung fügt einem Zahlungsverarbeitungssystem eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu (insbesondere bei der Speicherung von Zahlungsinformationen), indem sensible Daten durch nicht-sensible Daten ersetzt werden, die völlig nutzlos sind, wenn sie abgefangen werden.
- Zugangskontrollen - Diese Kontrollen, wie z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Einmalpasswörter (OTP), tragen dazu bei, die Sicherheit von Kundenkonten zu gewährleisten, indem sie sicherstellen, dass nur verifizierte, autorisierte Benutzer Zugang haben.
- Betrugserkennung - Durch die Integration von Echtzeit-Betrugsüberwachungs- und -erkennungs-Tools kann Ihr System verdächtige Aktivitäten erkennen und Betrug verhindern, bevor er auftritt.
Einhaltung von Datenschutzstandards und -vorschriften
Ein sicheres Zahlungssystem muss auch den Datensicherheitsvorschriften entsprechen, von denen der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) die wichtigste ist. PCI DSS ist eine Reihe strenger Richtlinien, die festlegen, wie sensible Kartenzahlungsdaten (z. B. Kartennummer, Gültigkeitsdauer, CVC usw.) sicher erfasst, übertragen und gespeichert werden müssen.
Er wird von den großen Kartennetzwerken durchgesetzt und kann bei Nichteinhaltung zu Geldstrafen und sogar zum Verbot der Verarbeitung von Kartenzahlungen führen.
Akzeptieren Sie mehrere Zahlungsarten
Indem Sie eine Vielzahl von Zahlungsoptionen anbieten – von Karten über digitale Geldbörsen, lokale Zahlungssysteme, BNPL-Optionen bis hin zu Kryptowährungen – erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden die bevorzugte Zahlungsmethode wählen können.
Das Angebot mehrerer Zahlungsmethoden ist nicht nur für die Kundenzufriedenheit vorteilhaft, sondern führt auch zu höheren Transaktionsakzeptanzraten. Wenn Kunden mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode bezahlen können, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Transaktionen abgelehnt werden und dadurch abgebrochen werden.
Die Akzeptanz mehrerer Zahlungsmethoden ist zudem eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, neue Märkte zu erschließen. Unternehmen, die chinesische Geldbörsen wie WeChat Pay und AliPay akzeptieren, erhalten so Zugang zu 2,5 Milliarden potenziellen Kunden. Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung Ihres Zahlungssystems daher die Präferenzen, Methoden und Gewohnheiten Ihrer internationalen Kunden und optimieren Sie das System entsprechend.
Integration von Währungsumrechnungstools
Für international tätige Unternehmen, insbesondere im Einzelhandel und Gastgewerbe, ist die standardmäßige Integration von Währungsumrechnungstools unerlässlich. Dazu gehören Dynamic Currency Conversion (DCC), mit dem Kunden Zahlungen mit Visa und Mastercard in ihrer Heimatwährung am Point of Sale vornehmen können, sowie Multi-Currency Pricing (MCP), das den Kunden zu Beginn ihres Einkaufs lokalisierte Preise und Währungen anzeigt.
Die Multi-Currency Processing-Funktion geht sogar noch weiter und ermöglicht es den Kunden, in ihrer bevorzugten Währung über eine Vielzahl von alternativen Zahlungsmethoden zu bezahlen (z. B. WeChat Pay, AliPay+, AMEX usw.). Für Unternehmen, die international wettbewerbsfähig bleiben wollen, stellt Multi-Currency Processing eine effektive Strategie dar.
Partnerschaft mit einem seriösen Zahlungsdienstleister
Bei der Auswahl eines Zahlungsdienstleisters sind Zuverlässigkeit, globale Reichweite und Expertise entscheidend. Planet ist der ideale Partner, um Ihre Zahlungsabwicklung zu optimieren. Wir bieten eine sichere und effiziente End-to-End-Lösung, die speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Mit Planet können Sie eine Vielzahl von Zahlungsmethoden akzeptieren, darunter digitale Geldbörsen, BNPL und lokale Zahlungssysteme, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden auf die für sie bequemste Weise bezahlen können.
Dank fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen und Echtzeit-Betrugsprävention gewährleistet Planet eine sichere und reibungslose Zahlungsabwicklung. Integrierte Währungsumrechnungstools wie DCC und MCP helfen Ihnen dabei, mühelos globale Märkte zu erschließen.
Ganz gleich, ob Sie international expandieren oder Ihre Transaktionsakzeptanzraten erhöhen möchten – die innovativen Lösungen von Planet sorgen für schnelle, sichere und gesetzeskonforme Zahlungen. Entscheiden Sie sich für Planet und bleiben Sie der Konkurrenz mit modernster Zahlungstechnologie und erstklassigem Support einen Schritt voraus.
Erschließen Sie die Zukunft der Zahlungsabwicklung
Zahlungsverarbeitung: eine Aufgabe, die sich ständig weiterentwickelt
Wie in vielen anderen Geschäftsbereichen verändern sich auch in der Zahlungsverarbeitung Technologie und bewährte Verfahren kontinuierlich. Ein exzellentes und sicheres Zahlungsverarbeitungssystem von vor zwei Jahren ist – wenn es unverändert bleibt – nach heutigen Maßstäben wahrscheinlich nicht mehr ausreichend.
Obwohl die Grundprinzipien eines guten Zahlungssystems – wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Effizienz und Komfort – unverändert bleiben, entwickeln sich Technologie, Zahlungsmethoden, Sicherheitsprotokolle und Compliance-Anforderungen ständig weiter.
Ein proaktiver Ansatz bei der Zahlungsverarbeitung ist entscheidend, um mit den sich wandelnden Erwartungen der Kunden und der Zahlungsbranche Schritt zu halten. Anstatt zu warten, bis Ihr System veraltet ist, sollten Sie die sich ändernden Bedürfnisse Ihrer Kunden antizipieren und Innovationen einführen, um der Konkurrenz stets einen Schritt voraus zu sein.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen einer Acquiring-Bank und einem Händlerkonto?
Bei der Zahlungsabwicklung sind die Acquiring-Bank und das Händlerkonto so eng miteinander verbunden, dass die genaue Rolle und der Zweck der beiden oft verwechselt werden. Vereinfacht gesagt, erleichtert die Acquiring-Bank den Zahlungsvorgang, indem sie mit der kartenausgebenden Bank und den Kartennetzen zusammenarbeitet und den Betrag schließlich auf das Händlerkonto überweist. Das Händlerkonto ist der Ort, an dem die Gelder während des Abrechnungsprozesses vorübergehend gehalten werden.
Viele moderne Zahlungsdienstleister bieten sowohl Händlerkonten als auch die Funktion der Acquiring-Bank an. Es ist jedoch auch üblich, dass Unternehmen separate Anbieter für jede dieser Dienstleistungen wählen.
Was bedeutet End-to-End-Zahlungsverarbeitung?
End-to-End-Zahlungsverarbeitung beschreibt eine umfassende Zahlungsinfrastruktur, die alle Phasen des Zahlungsprozesses abdeckt – von der Auslösung der Zahlung bis hin zur Abrechnung. Auch als "Full-Stack-Zahlungsverarbeitung" bekannt, sorgt ein End-to-End-System dafür, dass jede Phase des Zahlungsprozesses innerhalb einer einzigen, integrierten Schnittstelle abläuft, anstatt mehrere Drittanbieter zu involvieren.
Welche Kosten sind mit der Zahlungsabwicklung verbunden?
Jeder Zahlungsdienstleister hat seine eigene Kostenstruktur, die oft von den angebotenen Dienstleistungen und dem jährlichen Transaktionsvolumen abhängt. Zu den häufigsten Gebühren, die mit der Zahlungsabwicklung verbunden sind, gehören:
- Transaktionsgebühren: Diese bestehen meist aus einem Prozentsatz des Transaktionsbetrags plus einer kleinen Pauschalgebühr.
- Monatliche Servicegebühren: Einige Zahlungsdienstleister berechnen zusätzlich zu den Transaktionsgebühren eine monatliche Gebühr für die Nutzung des Dienstes.
- Rückbuchungsgebühren: Diese fallen an, wenn Kunden eine Zahlung anfechten und eine Rückerstattung verlangen.
- Einrichtungsgebühren: Einige Zahlungsdienstleister erheben eine Gebühr, die den Aufwand für die Einrichtung des Zahlungssystems abdeckt.
