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L'ospitalità è un settore in continua evoluzione che richiede soluzioni tecnologiche al passo con i tempi. Gli albergatori hanno bisogno di un sistema di gestione affidabile per far sì che gli ospiti siano contenti e che tutto funzioni bene. Ma che cos'è un Hotel Management System e perché questo software è fondamentale per le moderne aziende ricettive?
Oggi esploriamo tutto quello che c'è da sapere sui sistemi di gestione delle proprietà alberghiere. Dalle diverse opzioni disponibili alle principali caratteristiche del software, vediamo come questo sistema potrebbe essere utile alla vostra attività alberghiera.
Che cos'è un Hotel Management System (HMS)?
Gli Hotel Management System forniscono soluzioni su misura per garantire un funzionamento ottimale della vostra attività alberghiera. Il software è ottimizzato per l'industria alberghiera e funziona come un database centrale per tutte le informazioni sugli hotel. Tutti i dati necessari sono accessibili alla direzione e ai dipendenti in un'unica posizione sicura.
Al giorno d'oggi, gli HMS sono basati su cloud per un facile accesso online. I dati fluiscono da e verso tutti i diversi reparti, poiché tutte le funzioni sono collegate. I manager utilizzano questo sistema per programmare, gestire e visualizzare le operazioni quotidiane in un unico luogo. Inoltre, anche il resto del personale può accedere e visualizzare i dati che lo riguardano. Tutte le informazioni in un unico luogo, visibili a tutti.
Differenza tra un HMS e un PMS?
Un Hotel Management System (HMS) è un software progettato specificamente per gestire un hotel. Un Property Management System (PMS) è un software che si concentra sulla semplificazione del processo di gestione per un amministratore di condominio o un facility manager, nonché per altre parti coinvolte nella gestione della proprietà, come gli investitori e i proprietari dell'immobile.
La differenza tra un PMS e un HMS è che un PMS ha solo una piccola parte delle funzionalità che un HMS ha da offrire.
Caratteristiche principali degli Hotel Management System
Gli HMS offrono moduli diversi a seconda delle esigenze dell'azienda alberghiera. Tuttavia, ci sono alcune caratteristiche che tutti gli albergatori dovrebbero ricercare.
1. Prenotazioni
La gestione delle prenotazioni attraverso un sistema di prenotazione affidabile è un must per tutti gli hotel. Senza la gestione delle prenotazioni, un sistema PMS non sarà in grado di gestire le prenotazioni e quindi le entrate dell'hotel. Le prenotazioni ben gestite riducono la possibilità di overbooking non programmati, migliorano l'esperienza degli ospiti e contribuiscono a generare ricavi. I PMS alberghieri si collegano a più canali di distribuzione (tramite un channel manager), tra cui le OTA (Online Travel Agents), Google e le agenzie di viaggio.
Questa interconnettività garantisce che le prenotazioni siano archiviate e accurate, indipendentemente dal canale online utilizzato. I Channel Manager sono l'ideale se le prenotazioni principali non arrivano tramite un motore di prenotazione sul sito web dell'hotel.
2. Strumenti di relazione con i clienti
Creare un rapporto di fiducia con i propri ospiti è essenziale. Ma tenere traccia di premi, punti e preferenze degli ospiti può essere complicato. Un PMS con un CRM (strumento di gestione delle relazioni con i clienti) integrato può offrire funzioni per tenere traccia di premi, punti e preferenze degli ospiti. Non c'è niente di meglio di un servizio personalizzato e un ottimo CRM è lo strumento perfetto per gli albergatori per offrire esperienze straordinarie agli ospiti e farli tornare ancora.
3. Aggiornamenti in tempo reale
Tenere traccia di tutto è fondamentale quando si gestisce il personale. Il software PMS fornisce aggiornamenti in tempo reale per il personale addetto alla manutenzione, alle conferenze, ai banchetti e alle pulizie. Per un turnover delle camere di successo nel modo più fluido possibile.
4. Interfaccia di facile utilizzo
Un software PMS con milioni di funzioni è eccellente, ma non vale molto se è confusionario. L'ideale è un software PMS a cui il vostro team possa adattarsi rapidamente. In questo modo, la vostra attività alberghiera quotidiana potrà continuare senza problemi.
5. Integrazioni extra
Un'altra caratteristica da considerare è la possibilità di integrazioni aggiuntive. Alcuni sistemi PMS offrono funzionalità aggiuntive di gestione delle entrate, motori di prenotazione online (per le prenotazioni dirette) e opzioni di channel manager per collegare il PMS alle OTA. Dimenticate la connessione a un'agenzia di viaggi: ora potete collegare il vostro hotel a grandi fornitori come Expeda, GoogleHotels e Agoda in pochi semplici passi. Le operazioni dell'hotel e le vostre entrate annuali vi ringrazieranno!
Siete pronti a scoprire i diversi tipi di sistemi di gestione alberghiera? Una volta definite le caratteristiche desiderate, è il momento di esplorare le opzioni disponibili. I due diversi tipi di sistemi di gestione alberghiera sono POS e PMS.
Entrambi i sistemi contribuiscono a migliorare l'esperienza degli ospiti e le entrate grazie a una gestione precisa dei dati. POS e PMS non sono la stessa cosa, quindi è bene capire quale sia il sistema più adatto alle esigenze del vostro hotel. È disponibile un software che combina POS e PMS, ideale per tutte le catene alberghiere con esigenze aggiuntive nel reparto ristorazione.
Vantaggi degli Hotel Management Systems
Ecco alcuni dei vantaggi che un software alberghiero può offrire alla vostra azienda.
1. Maggiore soddisfazione per gli ospiti
Un PMS con un motore di prenotazione integrato e funzioni di front desk stabilirà una maggiore fiducia tra voi e i vostri ospiti attraverso interazioni positive. Dal check-in facile ai premi personalizzati, un sistema PMS è parte integrante della creazione di una maggiore soddisfazione per i visitatori. Che siate specializzati in case vacanza o ostelli, l'obiettivo è rendere felici gli ospiti.
2. Migliore visibilità online
Molti fattori influenzano la vostra visibilità online, tra cui l'utilizzo del software giusto. Gli hotel e gli ostelli indipendenti implementano regolarmente software rivolti agli ospiti per migliorare il loro posizionamento online. I chatbot dei siti web degli hotel e i portali per gli ospiti migliorano la vostra esperienza, mettendo sempre il cliente al primo posto. L'ottimizzazione degli smartphone è un fattore importante. È più probabile che i consumatori prenotino tramite un telefono cellulare o un'applicazione. Pertanto, un PMS con tecnologia ottimizzata per gli smartphone è essenziale per l'assistenza e le domande.
3. Meno tempo sulle attività amministrative
Siamo tutti impegnati, quindi risparmiare tempo sulle attività amministrative è un grande vantaggio. Un software PMS cloud con un ottimo sistema di prenotazione vi farà risparmiare ore. Con l'amministrazione e la gestione degli eventi sotto controllo, potrete dedicare più tempo a mettere a proprio agio i vostri ospiti.
4. Miglioramento dei sistemi di gestione delle entrate
La gestione delle entrate è un fattore centrale in tutte le aziende. Con il giusto PMS per hotel, è possibile utilizzare strumenti di tariffazione per gestire le entrate. Potete impostare i prezzi in base alla domanda stagionale, grazie all'aggiornamento accurato dei dati. Addio prezzi standard. Benvenute tariffe personalizzate e offerte speciali.
5. Rapporti giornalieri affidabili
I dati non mentono mai. Per questo motivo, aggiornarsi sui report giornalieri è un must per tutti gli albergatori indipendenti e le catene alberghiere. I team di back-office possono prendere decisioni chiave in materia di operazioni e marketing con i dati più recenti. Inoltre, i dati in tempo reale sono disponibili ogni volta che ne avete bisogno.
6. Aumento delle prenotazioni
In definitiva, ogni funzione del vostro property management system lavora insieme per aumentare le vostre entrate. Il Revpar è parte integrante del successo del vostro hotel, e le soluzioni basate sul cloud possono aiutarvi a svolgere il lavoro più pesante. Dalla promozione dell'hotel su un maggior numero di OTA all'offerta di dati sull'occupazione in tempo reale, il software PMS è al vostro fianco. I canali di prenotazione diretta e i channel manager sono caratteristiche fondamentali da ricercare.
Prezzo dell'Hotel Management System
Trovare un property management system con prezzi adeguati è fondamentale. Tuttavia, i prezzi dipendono spesso dalle statistiche dell'hotel. Il tipo di struttura alberghiera, l'ubicazione e il numero di camere influiscono sul prezzo personalizzato. Molti fornitori di PMS forniscono preventivi personalizzati in base alle vostre esigenze. La migliore offerta? Considerate tutte le opzioni. Cercare diversi fornitori può aiutarvi a prendere una decisione.
