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La hostelería es un sector en constante cambio que requiere soluciones tecnológicas rápidas. Los hoteleros necesitan un sistema de gestión fiable para que los huéspedes estén contentos y todo funcione bien.
Pero, ¿qué es un sistema de gestión hotelera y por qué es crucial para la hostelería moderna? Hoy vamos a explorar todo lo que necesita saber sobre los sistemas de gestión de propiedades hoteleras.
Desde las diferentes opciones disponibles hasta las principales funciones del software, analizamos cómo este sistema podría beneficiar a tu negocio hotelero.
¿Qué es un sistema de gestión hotelera?
Los sistemas de gestión hotelera ofrecen soluciones a medida para que tu negocio hotelero funcione de forma óptima. El software está optimizado para el sector hotelero y funciona como una base de datos central para toda la información del hotel. Todos los datos necesarios son accesibles para la dirección y los empleados en una ubicación segura.
Hoy en día, los HMS se basan en la nube para facilitar el acceso online. Los datos fluyen hacia y desde todos los departamentos, ya que todas las funciones están conectadas. Los directores utilizan este sistema para programar, gestionar y visualizar las operaciones diarias, todo en un mismo lugar.
Además, el resto del personal puede conectarse y ver los datos que les conciernen. Toda la información en un solo lugar, visible para todos.
¿Diferencia entre un HMS y un PMS?
Un Sistema de Gestión Hotelera (HMS por sus siglas en inglés) es un programa informático diseñado específicamente para gestionar un hotel. Un sistema de gestión de la propiedad (Property Management System, PMS) es un software que se centra en simplificar el proceso de gestión para un administrador de edificios o de instalaciones, así como para otras partes implicadas en la gestión de la propiedad, como inversores y propietarios de la misma. La diferencia entre un PMS y un HMS es que un PMS sólo tiene una pequeña fracción de las funciones que ofrece un HMS.
Principales características de los sistemas de gestión hotelera
Los HMS ofrecen diferentes módulos en función de las necesidades de su negocio hotelero. Sin embargo, hay ciertas características que todos los hoteleros deben tener en cuenta.
1. Reservas
Gestionar las reservas a través de un sistema de reservas fiable es imprescindible para todos los hoteles. Sin gestión de reservas, un sistema PMS no podrá gestionar sus reservas y, por tanto, los ingresos de tu hotel. Las reservas bien gestionadas reducen la posibilidad de overbookings imprevistos, mejoran la experiencia de los huéspedes y ayudan a generar ingresos.
Los PMS hoteleros conectan con múltiples canales de distribución (a través de un gestor de canales) incluyendo OTAs (Online Travel Agents), Google y agencias de viajes. Esta interconectividad garantiza que sus reservas se archiven y sean precisas, independientemente del canal online utilizado.
Los gestores de canales son ideales si tus principales reservas no llegan a través de un motor de reservas del sitio web de tu hotel.
2. Herramientas de relación con el cliente (CRM)
Generar confianza entre tus clientes es esencial. Pero hacer un seguimiento de las recompensas, los puntos y las preferencias de los huéspedes puede ser complicado. Un PMS con un CRM integrado puede ofrecer funciones para hacer un seguimiento de las las preferencias de los huéspedes.
No hay nada mejor que los servicios personalizados, y un buen CRM es la herramienta perfecta para que los hoteleros ofrezcan experiencias increíbles a sus huéspedes y hagan que vuelvan.
3. Actualizaciones en tiempo real
No perderlo todo de vista es crucial cuando se gestiona personal. Un HMS proporciona actualizaciones en tiempo real para el personal de mantenimiento, de conferencias y banquetes y de limpieza. Haz frente al éxito de la rotación de habitaciones en su estado más fluido.
4. Interfaz fácil de usar
Un software PMS con millones de funciones es excelente, pero no vale de mucho si es confuso. Lo ideal es un software de PMS al que tu equipo pueda adaptarse rápidamente. Esto asegurará que tu negocio diario pueda continuar sin problemas.
5. Integraciones adicionales
Otra característica a tener en cuenta es la posibilidad de integraciones adicionales. Algunos sistemas HMS ofrecen funciones adicionales de gestión de ingresos, motores de reservas en línea (para reservas directas) y opciones de gestión de canales para conectar su HMS a las OTA. Olvídate de la conexión con una agencia de viajes, ahora puedes conectar tu hotel a grandes proveedores como Expedia, Google Hotels y Agoda en unos sencillos pasos. Las operaciones del hotel y tus ingresos anuales te lo agradecerán.
¿Listo para explorar los distintos tipos de sistemas de gestión hotelera? Una vez decididas las funciones que deseas, es hora de explorar sus opciones. Los dos tipos diferentes de sistemas de gestión hotelera son TPV y PMS.
En última instancia, ambos sistemas ayudan a mejorar la experiencia de los huéspedes y los ingresos mediante una gestión precisa de los datos. TPV y PMS no son lo mismo, así que aclare cuál se adapta a las necesidades de su hotel.
Existe software que combina TPV y PMS, ideal para cualquier cadena hotelera con necesidades adicionales en el departamento de alimentos y bebidas.
Ventajas de los sistemas de gestión hotelera
Estas son algunas de las ventajas que el software hotelero puede ofrecer a su empresa.
1. Mayor satisfacción de los huéspedes
Un PMS con un motor de reservas integrado y funciones de recepción aumentará la confianza entre tú y tus huéspedes a través de interacciones positivas. Desde un check-in sencillo hasta recompensas personalizadas, un sistema PMS es esencial para aumentar la satisfacción de los visitantes.
Tanto si te especializas en alquileres vacacionales como en hostales, el objetivo es mantener contentos a los huéspedes.
2. Mejor visibilidad online
Hay muchos factores que influyen en tu visibilidad en internet, entre ellos el uso del software adecuado. Los hoteles y hostales independientes utilizan regularmente software orientado a los huéspedes para mejorar su posicionamiento en Internet. Los chatbots de los sitios web de los hoteles y los portales para huéspedes mejoran la experiencia del cliente, dándole prioridad en todo momento.
La optimización para smartphones es un factor importante. Es más probable que los consumidores reserven a través de un teléfono móvil o una aplicación. Por tanto, un PMS con tecnología optimizada para smartphones es esencial para la asistencia y las consultas.
3. Menos tiempo en tareas administrativas
Todos estamos ocupados, así que ahorrar tiempo en tareas administrativas es un beneficio obvio. Un software PMS en la nube con un gran sistema de reservas le ahorrará horas. Con la gestión gestión de eventos de eventos, podrás dedicar más tiempo a que tus huéspedes se sientan cómodos.
4. Mejora de los sistemas de gestión de ingresos
La gestión de ingresos es un factor central en todos los negocios. Con el PMS adecuado, puedes utilizar herramientas de fijación de precios para gestionar tus ingresos. Puedes fijar los precios en función de la demanda estacional, gracias a la actualización precisa de los datos. Adiós a los precios estándar. Hola, tarifas personalizadas y ofertas especiales.
5. Informes diarios fiables
Los datos nunca mienten. Por eso, ponerse al día con los informes diarios es imprescindible para todos los hoteleros independientes y cadenas hoteleras. Los equipos administrativos pueden tomar decisiones clave sobre operaciones y marketing con las cifras más recientes. Además, los datos en tiempo real están disponibles siempre que los necesites.
6. Aumento de las reservas
En última instancia, cada una de las funciones de su sistema de gestión hotelera trabaja conjuntamente para aumentar tus ingresos.
Revpar es esencial para el éxito de su hotel y las soluciones basadas en la nube pueden ayudarte con el trabajo pesado. Desde promocionar su hotel en más OTAs hasta ofrecer datos de ocupación en tiempo real, el software PMS está de tu lado.
Los canales de reserva directa y los gestores de canales son características fundamentales que hay que tener en cuenta.
Precio del sistema de gestión hotelera
Encontrar un sistema de gestión hotelera con precios adecuados es crucial. Sin embargo, los precios suelen depender de las estadísticas de su hotel. El tipo de propiedad de su hotel, su ubicación y el número de habitaciones influyen en el precio a medida. Muchos proveedores de PMS ofrecen presupuestos personalizados en función de sus necesidades.
¿La mejor oferta? Considera todas las opciones. Comparar diferentes proveedores puede ayudarte a tomar una decisión.
