Back
Information für unsere Kunden
Datenschutz für das protel On-Prem-PMS
- Single-Property-Edition (SPE)
- Multi-property-Editon (MPE)
- Edition für kleine Hotels (Smart)
Datenschutz gewährleisten - sicher und gesetzeskonform arbeiten
Die DSGVO verpflichtet seit Mai 2018 jedes Unternehmen dazu, mit konkreten Maßnahmen die Daten seiner Kunden zu schützen.
Alle Funktionen von protel On-Prem sind im Hinblick auf den Datenschutz überprüft und optimiert. Wir freuen uns, Ihnen damit die Werkzeuge an die Hand geben zu können, die Sie in Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO in Bezug auf den Datenschutz unterstützen.
In den folgenden Abschnitten haben wir für Sie zusammengefasst, welche Schritte zur konkreten Umsetzung in und mit protel SPE/MPE oder Smart erforderlich sind.
Bevor Sie hier weiterlesen, sollten Sie unsere Allgemeinen Informationen zur DGSVO bereits kennen.
Sie wollen in Ihrem Haus den Datenschutz gewährleisten und sicher und gesetzeskonform arbeiten?
Das müssen Sie tun:
System-Voraussetzungen checken
Stellen Sie bitte zunächst sicher, dass ihr System die derzeit gültigen Hardware- und Software-Anforderungen erfüllt.
Welche protel-Version Sie zur Zeit benutzen, können Sie ganz einfach checken, indem Sie protel starten, im Front Office das Menü "Hilfe" öffnen und auf "Über protel" klicken.
Falls Ihr protel älter als Version 17.222 ist, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team unter support@protel.net.
Datenschutzmodul herunterladen und installieren
Das Software Add-on, mit dem Sie Ihr protel PMS fit für die DSGVO machen, steht zum Download für Sie bereit.
Die Installation kann auf einer beliebigen Arbeitsstation, auf der protel installiert ist, gestartet werden. Unser Setup-Wizard installiert es automatisch im richtigen Verzeichnis.
Was bei der Installation zu beachten ist, und wie Sie das Data Privacy-Modul nach der Installation einrichten und in Betrieb nehmen, haben wir in unserer Anwenderanleitung für Sie zusammengestellt.
Wenn Sie Hilfe brauchen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter support@protel.net.
Datenschutz-Funktionen einrichten
Wie Sie bei der Implementierung vorgehen, entnehmen Sie bitte unserer detaillierten Setup-Anleitung, die Sie durch alle Schritte der Implementierung und Anwendung führt:
- Benutzergruppen definieren: Wer darf Datenschutzeinstellungen bearbeiten?
- Für multinationale Gruppen: Hotels nach Ländern gruppieren
- Aufbewahrungsfristen pro Land oder pro Hotel definieren
- Gästekarteien für die initiale Bereinigung vorbereiten
- Initiale Bereinigung durchführen
- Gastdaten exportieren zur Aushändigung an den Gast
- Bericht über Profile ansehen, die beim nächsten Tagesabschluss zur Löschung anstehen
Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen
Als Anbieter, der personenbezogene Daten verarbeitet, müssen wir sicherstellen, dass dem Datenverantwortlichen, also unseren Kunden, die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stehen, um die DSGVO-Vorschriften einzuhalten. Umgekehrt dürfen unsere Kunden als Datenverantwortliche nur mit solchen Anbietern zusammenarbeiten, die einen entsprechenden Nachweis führen können.
Zu diesem Zweck haben wir eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA für englisch Data Processing Agreement) vorbereitet. Die Vereinbarung folgt den Vorgaben der Europäischen Kommission und belegt die Bereitschaft beider Parteien, den gesetzlichen Vorgaben bei der Verarbeitung persönlicher Daten zu befolgen.
Bitte beachten Sie:
- Wenn Ihr Unternehmen von protel Dortmund betreut wird, wird die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung direkt mit der protel hotelsoftware GmbH geschlossen. Bitte laden Sie in diesem Fall das Vertragsformular herunter und schicken Sie es ausgefüllt und unterschrieben per E-Mail an GDPR-contract@protel.net oder per Post an protel hotelsoftware GmbH, Europaplatz 8, 44269 Dortmund, Deutschland.
- Wenn Sie von einem unserer Vertragspartner betreut werden, gilt dieser als Datenverbeiter, mit dem Sie die Vereinbarung abschließen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall direkt an den für Sie zuständigen protel-Partner.
Zum Herunterladen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (PDF-Formular)
Dranbleiben ...
Bitte behalten Sie diese Seite im Auge. Wir werden sie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Sie über die neuesten Entwicklungen zum Thema Datenschutz mit und in protel auf dem Laufenden zu halten.
Bei Fragen zum Thema Datenschutz schreiben Sie bitte eine Mail an datenschutz@protel.net.
Bei Fragen zur Umsetzung kontaktieren Sie bitte unser Support Team unter gdpr-support@protel.net.
